La facturation électronique est un des 3 volets de la réforme de la dématérialisation des factures engagée par l’Etat.
| E-invoicing | E-reporting de transaction | E-reporting de paiement |
La dématérialisation des factures concerne toutes les opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre les entreprises établies en France et assujetties à la TVA française, y compris les entreprises bénéficiant du régime de la franchise en base.
| La transmission électronique à l’administration des données des transactions (ou e-reporting de transaction) : elle concerne les opérations de ventes et/ou de prestations de service avec des personnes non assujetties par exemple des particuliers, ou des transactions avec des opérateurs établis à l’étranger (exportations, acquisitions et livraisons intracommunautaires…). | La transmission électronique à l’administration des données de paiement ou données d’encaissement (ou e-reporting de paiement) : elle concerne les prestations de services uniquement, quand l’entreprise n’a pas opté pour le paiement de la TVA sur les débits ou que l’opération ne donne pas lieu à autoliquidation (prestations dans le bâtiment par exemple). Il s’agit du montant encaissé par l’entreprise servant à déterminer la TVA collectée exigible à déclarer à l’administration. |
Plus d’informations sur le site Je découvre la facturation électronique |impots.gouv.fr
Une facture en PDF n’est pas une facture électronique !
Pour qu’une facture soit électronique elle doit répondre à 2 exigences :
La facture électronique respecte un format struturé
Dans le cadre de la réforme de la dématérialisation des factures, vos factures devront obligatoirement être dans un des 3 formats suivants :
- UBL (Universal Business Language)
- CII (Cross Industry Invoice)
- Facture X
Fini donc les factures réalisées sous Word ou Excel !
Le format Factur-X
Ce format est un standard de facturation électronique hybride qui combine deux éléments principaux
Structure du format
1. Fichier PDF :
– Un document PDF lisible par l’humain, contenant toutes les informations visuelles de la facture.
– Généralement au format PDF/A-3 pour l’archivage à long terme.
2. Fichier XML :
– Un fichier de données structurées intégré dans le PDF.
– Contient les informations de la facture dans un format lisible par machine.
Caractéristiques principales
– Format hybride : Combine la lisibilité humaine (PDF) et le traitement automatisé (XML).
– Conformité européenne : Respecte la Norme Sémantique Européenne EN 16931.
– Flexibilité : Propose plusieurs profils de données pour s’adapter aux besoins des entreprises.
– Interopérabilité : Facilite les échanges de factures entre entreprises européennes.
Avantages
1. Automatisation : Permet le traitement automatique des factures grâce aux données XML structurées.
2. Lisibilité : Conserve une version lisible par l’humain avec le PDF.
3. Réduction des erreurs : Minimise les erreurs de saisie manuelle.
4. Conformité réglementaire : Répond aux exigences de la réforme de la facturation électronique en France.
Profils de données
Factur-X propose différents profils de données, du plus simple au plus complexe : MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (conforme à la norme européenne), EXTENDED
Adoption et utilisation
– Accepté par la plateforme Chorus Pro pour les factures destinées au secteur public en France.
– Sera l’un des formats obligatoires dans le cadre de la réforme de la facturation électronique en France.
– Utilisé par de nombreuses entreprises pour simplifier leurs processus de facturation.
Le format Factur-X représente ainsi une solution efficace pour la transition vers la facturation électronique, offrant à la fois la lisibilité traditionnelle et les avantages de l’automatisation.
Le format CII (Cross Industry Invoice)
Voici les principales caractéristiques de ce format
Structure du format
Type de fichier : Fichier XML structuré
Développé par : Centre des Nations Unies pour la facilitation du commerce et les transactions électroniques (UN/CEFACT)
Norme : Internationale
Caractéristiques principales
Flexibilité : Contient plus de 2 000 champs de données adaptables selon les secteurs d’activité
Universalité : Permet des échanges entre entreprises de différents secteurs et pays
Automatisation : Facilite le traitement automatique des factures par les logiciels de comptabilité
Conformité : Homologué par l’administration fiscale française et accepté par Chorus Pro
Avantages
Traitement automatisé : Les données structurées permettent une intégration directe dans les systèmes d’information
Personnalisation : Les entreprises peuvent créer des modèles de facturation adaptés à leurs besoins
Interopérabilité : Facilite les échanges internationaux grâce à sa norme universelle
Sécurité : Offre un environnement sécurisé répondant aux exigences gouvernementales et aux normes internationales
Utilisation
Secteurs : Principalement utilisé dans le commerce inter-industriel et le secteur financier
Adoption : Choisi par de nombreux pays européens pour la facturation électronique
Le format UBL (Universal Business Language)
Ce format est un standard ouvert pour les documents commerciaux électroniques, conçu pour faciliter les échanges entre entreprises.
Voici les principales caractéristiques de l’UBL
Structure et format
– Basé sur le langage XML (Extensible Markup Language)
– Fournit une bibliothèque de documents commerciaux standardisés
– Inclut des modèles pour divers types de documents comme les factures, bons de commande, etc.
Développement et maintenance
– Créé en 2004 par l’Organisation pour l’Avancement des Standards d’Information Structurée (OASIS)
– Maintenu et mis à jour régulièrement par un comité technique OASIS
– Dernière version approuvée : UBL 2.3 (juin 2021)
Caractéristiques principales
– Interopérabilité : Facilite les échanges entre systèmes et entreprises de différentes tailles
– Flexibilité : Peut être adapté aux besoins spécifiques de différents secteurs d’activité
– Conformité : Respecte les normes internationales et les exigences réglementaires
– Évolutivité : Inclut désormais des syntaxes comme JSON en plus du XML
Avantages
– Élimine la ressaisie de données
– Réduit les erreurs dans les échanges commerciaux
– Simplifie l’intégration avec les systèmes existants
– Facilite le commerce international
Utilisation
– Largement adopté pour la facturation électronique
– Utilisé dans de nombreux pays, notamment en Europe
– Accepté par la plateforme Chorus Pro en France pour les factures du secteur public
– Sera l’un des formats obligatoires pour la facturation électronique en France à partir de 2026
L’UBL représente ainsi une solution standardisée et flexible pour la dématérialisation des échanges commerciaux, offrant une base solide pour l’adoption de la facturation électronique et l’optimisation des processus d’entreprise.
La facture électronique intègre des nouvelles mentions obligatoires
Les mentions obligatoires prévues notamment par le Code de commerce et le Code général des Impôts restent les mêmes et sont enrichies de quatre nouvelles mentions obligatoires à des fins de facilitation de traitement et de gestion :
- le numéro de SIREN du client facturé
- la mention de la catégorie de l’opération faisant l’objet de la facture (vente, prestation de services ou à la fois une vente et une prestation distincte)
- la mention relative à l’option de paiement de la TVA sur les débits le cas si concerné.
- l‘adresse complète de livraison du bien, si elle est différente de l’adresse de facturation du client.