Votre activité a évolué et votre logiciel actuel ne répond plus entièrement à vos besoins, il est temps de se poser les bonnes questions. Cet article vous livre quelques bonnes pratiques.

Quel est l’objectif de ce projet ?

Que ce soit pour ajouter une nouvelle activité ( ouverture d’une unité de production ) ou un nouveau canal de vente  ( magasin de détail ou site e-commerce ), votre parc logiciel va devoir évoluer. Votre métier a changé, votre solution logicielle doit suivre pour demain mais aussi après-demain. L’horizon à 5 ans est souvent le bon curseur et amène donc reprendre la stratégie de l’entreprise ( ou à défaut la définir ).

Quels sont les enjeux pour votre entreprise ?

Vos concurrents se lancent dans le e-commerce en BtoB, alors que vous pensiez que vos clients n’étaient pas mûrs pour commander en ligne ? Quelle perte de CA estimez-vous sur les prochaines années si vous n’y allez pas ?

Avec la vague de relocalisation, une opportunité d’internaliser la fabrication apparaît rentable. Construire une usine, embaucher … et adapter le logiciel devient nécessaire.

Avec cette crise sanitaire, vos commerciaux sont moins sur le terrain et le plus souvent en télétravail. Comment les manager, les former au « visio-closing » et leur donner des outils informatiques pour améliorer leur efficacité commerciale ? L’enjeu est peut-être tout autant la perte de CA que la perte de talents.

Vos logiciels actuels ne vous permettent pas d’établir en temps réel des tableaux de bord pertinents pour vous aider à prendre les bonnes décisions ? C’est alors un enjeu de pilotage d’entreprise.

Quel impact va avoir ce changement de logiciel sur mon organisation ?

La première question que se pose souvent le chef d’entreprise est de savoir quelle ressource mettre en face pour gérer le projet en interne : un informaticien qui ne percevra pas forcément les conséquences économiques du périmètre fonctionnel validé, un DAF qui aura bien d’autres missions à accomplir en parallèle ?

La conduite du changement se fera conjointement au déploiement du logiciel. Il y aura des freins internes, « ça marche très bien comme ça », « c’était mieux avant » sont autant de phrases qui sont dites par les utilisateurs qui sont habitués à leur outil informatique. La mise en place du BI fera « grandir » votre contrôleur de gestion, le WMS fera changer les habitudes de travail de vos magasiniers mais permettra de vendre plus et mieux grâce à des stocks fiables et minimisés. Des postes seront peut-être même créés de toutes pièces, comme un responsable qualité qui pourra piloter la traçabilité de vos produits et process. D’autres seront supprimés et les personnels réaffectés à d’autres tâches. La solution permettra de maîtriser les charges face à une forte croissance des ventes : un exemple typique est la mise en place d’un connecteur entre votre ERP et votre site marchand. En effet, l’augmentation des articles en ventes, des commandes ou des clients ne sera pas corrélée par une augmentation du contrat de maintenance du connecteur. Il y aura juste à réadapter le nombre de processeurs sur votre serveur et l’espace disque.

Quels sont les points de risque de cette migration ?

Une infrastructure trop légère pour héberger le nouveau logiciel vous amènera à envisager de migrer vos applicatifs dans le cloud.

La récupération des données du logiciel actuel ne doit pas être écartée du projet, sous peine de perte de repères pour piloter.

Votre plan d’actions en 5 étapes

1 – Rédaction du cahier des charges

Cette première étape peut être réalisée en interne mais il est souhaitable de faire appel à un prestataire « neutre », qui n’est pas votre partenaire informatique ou un collaborateur.

2 – Constitution de votre comité de pilotage

Des membres de la Direction accompagnés de collaborateurs clés futurs ambassadeurs en interne et bien sûr votre informaticien si ce poste existe dans votre organisation constitueront ce comité qui accompagnera le dirigeant dans le choix de la solution.

3 – La short-list

L’objectif est de sélectionner 2 à 3 éditeurs et de les solliciter pour qu’ils réalisent une démonstration adaptée à votre projet. ce sera l’occasion d’amender votre cahier des charges en faisant des choix dans les fonctionnalités attendues.

4 – Le choix

Choisir un logiciel, c’est prendre en compte :

  • le réseau de revendeurs pour bénéficier d’une proximité géographique lors des formations et installations des mises à jour,
  • la solvabilité de l’éditeur,
  • l’ouverture à d’autres modules via des API ou webservices, bref la profondeur de son écosystème,
  • l’interopérabilité avec vos autres logiciels comme le logiciel de pointage, de paie ou le CRM,
  • le ROI.

5 – Le déploiement

Il est important de pouvoir libérer du temps aux membres du comité de pilotage mais aussi aux salariés qui seront formés.

Maintenir deux logiciels en doublons se fera sur la période la plus courte possible.

Il convient de définir les phases successives du projet de migration et formaliser un rétroplanning .

Par exemple :

1- Installation

2- Paramétrage

3- Recettage par le comité de pilotage

4- Validation

5- Formation des collaborateurs clés puis des autres utilisateurs

6- Validation de la réussite du projet avec vos prestataires

Au terme de cet article, vous être prêt à vous lancer dans votre projet avec une méthodologie pour rentabiliser cet investissement nécessaire au développement de votre entreprise.

Vous souhaitez bénéficier d’un accompagnement dans la rédaction du cahier des charges, le choix ou le déploiement ? Contactez nous pour un premier audit gratuit d’une demi-heure.

Copyright SOGESTEA Conseil SASU en cours d'immatriculation au Tribunal de Commerce de Poitiers APE 7022Z